亚洲开发银行东亚、太平洋地区咨询服务、采购招标主管官员黄尹国演讲
电子化招投标：亚洲开发银行的政策与实践
亚洲开发银行中央业务局东亚，南太平洋地区咨询服务，采购招标业务主管官员
黄尹国
1. 引言
作为背景，本文首先简要叙述亚洲开发银行的宗旨及其与中华人民共和国的合作伙伴关系；然后以主要篇幅讨论亚行的采购政策，电子化采购原则及要求，亚行目前的做法及将来的规划。本文所讨论议题仅限于亚行自行的采购和亚行贷款或赠款的政府采购。本文所提及的e-GP 系指采用信息技术及网络技术的政府采购系统。
2. 亚洲开发银行的宗旨及其与中华人民共和国的合作伙伴关系
亚行是亚洲及太平洋地区的国际开发金融组织，其宗旨是帮助亚太地区的成员国减除贫困，改善人民生活质量。亚行成立于1966年，总部在菲律宾，马尼拉，现有67个成员国及地区。中国自从1989年加入亚行以来，已获得亚行210亿美元贷款和3.1亿美元赠款。亚行与中国的国别合作伙伴战略支持中国政府的以人为本的发展观，着重于环境保护，促进私人行业发展，并协助中国政府参与改善公益，区域合作，知识共享，亚洲区域基础设施建设，并作出贡献。 亚行计划在今后三年每年向中国贷款十五亿美元。
亚行在中国的项目每年大约需要十几亿美元的货物，工程采购，咨询服务，并且有继续增长的趋势。虽然亚行对中国的援助只占中国政府公共项目总投资的非常微小的一部分，亚行仍然把与中国的合作看作是与中国政府以及项目执行单位携手加强对公共发展项目管理的机会。协助有关部门建立法律框架，加强机构能力一直是亚行在努力执行的一部分。例如，在政府采购方面，亚行曾向中国提供两笔技术援助赠款，为协助中国政府起草招标与投标法和政府采购法提供咨询服务。这两个法律文件分别在1999年和2002年获得中华人民共和国人民代表大会常务委员会通过并在次年生效。
亚行项目为中国制造企业，供货商，工程公司和咨询服务公司所提供的商业机会不仅仅限于中国国内，中国公司和企业也可以参与亚行在其他国家的项目投标。事实上，在过去三年中，中国在亚行获得的采购合同总金额一直排在前两名。
3. 亚行的采购政策与原则
亚行的建行宪章 (即成立亚洲开发银行的协议)阐明亚行的运作原则，其中与项目采购有关的简叙如下：
 采购供应源 - 亚行贷款只能用于采购由成员国提供的货物，工程及咨询服务。
 效率与效益 - 为确保亚行贷款项目取得良好经济效益，亚行要求较大 的采购执行国际招标竞争；稍小的采购可通国内招标或亚行认为可以接受的方式采购。
 公平 - 采购程序必须确保各成员国获得充分，公平，平等的机会通过竞争得到亚行采购合同。
 透明 - 亚行强调通过透明的采购行为取得项目的绩效，并预防欺诈与腐败。
4． 亚行项目的电子化采购原则
亚行注意到越来越多的亚行借款国倾向于应用电子化系统或手段来执行或管理政府采购。这一趋势也同样发生在其它国际开发银行的成员国。各国际开发银行认识到每个成员国政府都有按照本国实际情况开发并执行本国政府电子化采购系统的需要，并且不可能只有一个万能的系统方案。然而，在认可各国自身特点的同时，各国际开发银行也不能忽略其对捐款成员国，借款成员国，以其各国际开发银行组织本身的管理原则。履行这些责任意味着各国际开发银行组织会对与其出资的项目有关的电子化采购行为作出一些最基本的规范。因此，亚行 与世界银行，美洲开发银行合作，共同制定了对电子化采购的基本要求。这些要求的详细文本可在www.mdb-egp.org下载。亚行对电子化采购的基本准则是：透明，无歧视， 无障碍， 公开竞争， 可靠， 安全。为支持以上原则，亚行要求成员国用于亚行项目采购的电子化采购系统至少应做到：
(i) 系统自由进入无障碍
政府电子化采购系统 (E-GP)必须向所有潜在投标人提供免费，平等，无限制的系统进入权。E-PG 必须采用通用的网络技术和伺服器，通用软件；下载文件必须用标准办公软件。
(ii) 招标公告透明一致
政府采购网上招标公告必须是发布在广为人知，面向公众，运作正常，管理完善，不收取费用，无苛刻限制条件的国家级政府网站上。招标公告如同时采用其它媒介（如报纸刊物），则网上公告必须与其它媒介一致。
(iii) 函件来往，招标文件补充、修改，澄清方便有效
政府招标机构与投标人的来往信函可用电子方式进行。但投标人应有权选择传统的纸面媒介转送函件。所有招标文件补充、修改，澄清以及投标前的说明会纪要必须及时在发布招标公告的同一网站上公布。只有被授权的单位和个人可以补充，修改招标文件。补充修改的内容必须有记录可查，便于审计。
评标过程中有关澄清标书内容的函件也可通过电子方式进行 （仅限于澄清，而不得对更改标书实质内容和标价进行修改）。此类电子函件必须由评标委员会主席授权。评标过程必须严格保密。
(iv) 使用亚行标准招标文件
招标机构可以采用电子方式通过网络发送招标文件。用于亚行项目的招标必须使用亚行标准招标文件。
(v) 标书递交安全可靠
如果招标机构要求投标人递交电子标书，则招标机构必须确保电子招标系统具备以下功能：
 系统必须具备保安机制，确保电子标书在传送过程中的保密与完整。
 系统应对由网络递交的标书首先进行病毒扫描，然后再下载到电子标箱。如有因病毒而被拒的标书，招标机构应立即通知投标人。
 系统必须确保电子标箱的高度安全并具有存档功能以便于审计。电子标箱内的标书在任何时候都必须保存在加密状态。为评标而复制的解密文本应不影响非解密原件的完整性。
(vi) 公开开标
开标可按招标文件规定的时间在网上进行。如系统容许投标人选择电子标书或纸面标书（这是过渡期应采用的方式），开标则按照招标文件规定的时间和地点进行。系统必须确保标箱在开标前不受任何非授权人员的侵入。
(vii) 公平评标
在确保评标严格按照招标文件公布的评标标准进行的前提下，招标机构可采用电子化自动程序辅助评标。评标的标准必须与经济，有效，平等，透明的原则一致，合同应授予经评审的投标价格最低，符合招标文件要求的投标人。合同授予结果应在网上公布。
(viii) 信息安全管理
任何e-GP系统和流程都必须符合有关信息管理的国际标准 。招标机构应采取国际公认的最佳管理模式，其中包括(但不限于) 资产安全管理，系统进入安全管理，人力资源安全管理，系统运作和商务应用程序管理，文档安全管理，网络安全管理, 业务延续机制管理。
(ix) 系统防伪机制
系统必须有充分的系统防伪机制。但又不可因此增加投标障碍。当系统采用电子证书或电子签名时，招标机构应容许投标人在相当一段时间内（不少于一年）重复使用已经审核的电子证书或电子签名。系统应随时对申请注册电子证书或电子签名的潜在投标人开放，以便潜在投标人在投标前有足够的时间完成注册。对于海外投标人，招标机构应认可投标人所在国认证机构颁发的电子证书或电子签名，或书面证明文件。
5. 亚行目前的做法及将来的规划
a) 目前的做法
为确保商务机会透明平等，亚行要求贷款项目执行机构对所有要求竞争投标的采购发布公告。国际竞标的招标公告或资格预审邀请必须在亚行的商务机会网站 上发布，同时也在执行机构所在国的国家级英文报纸或国际知名的网站上公布。
亚行的商务机会网站的公告有两种：首先是一般性的采购预告 (GPN )，随后是具体的邀标公告或资格预审邀请公告 (SN ) 。 在发送标书或资格预审邀请前，GPN 必须在网上停留至少一个月，其内容包括亚行即将批准的项目的总体信息。SN则是针对具体合同招标的详细招标信息，必须在网上停留至少6周。如果SN在其它媒介（如报纸）上的发布日期晚于亚行网站，则6周的最短期限应从该媒介发布日算起。
亚行也在其商务机会网页上发布咨询服务采购公告(CSRN )。贷款项目执行机构负责贷款项目咨询服务CSRN的发布。亚行项目官员负责技术援助赠款项目CSRN的发布。招聘咨询公司的CSRN在网上必须停留30天，招聘咨询专家的CSRN在网上必须停留7天。咨询公司和个人可以通过CSRN网页提供的程序上载并向亚行递交电子意向表达函 （EOI ）。亚行的网站还给咨询公司和个人提供网上注册，已注册的公司或个人在表达意向时，不必再重复填写已登记的材料，系统可根据注册号自动提取相关信息。贷款项目执行机构根据网上收集的EOI制定贷款项目咨询服务招聘的短名单，亚行根据网上收集的EOI制定技援项目咨询服务招聘的短名单。短名单一旦确定，即在网上公布。
亚行在2005年建立了一套咨询专家网络电子招聘系统(ICS) 。该系统具备透明，高效的优点，从发布咨询服务采购公告 CSRN，制定任务大纲(TOR) ，成本预算，内部审批聘用指令，资格评审，确定短名单，到完成合同谈判并向咨询专家发出启动服务通知均通过网络或电邮完成。ICS自投入运行以来，已成功完成了9000多次招聘，平均合同处理时间仅需4天。由于全过程无纸化，4年来不仅以节约了人力，也节约了大量办公用纸，间接保护了环境。
b) 未来的规划
汲取ICS的成功经验，亚行目前正在开发以网络为基础的全套咨询服务招聘及管理系统(CMS )。该系统将不仅包含用于招聘个人专家的ICS，也将用于招聘咨询公司。除整个招聘电子化外，该系统还包括合同管理，在线发票及支付处理，专家工作绩效管理及评审等功能。CMS 将在今年九月开始试运行。全面正式实施后，预计可为亚行带来以下效益：
 提高项目执行效率 – 目前亚行项目实施的瓶颈之一是咨询服务聘用周期太长。CMS由于采用网络发送标书邀请，电子投标，在线评审技术建议书和财务标，网络开标，在线合同谈判，将缩短咨询服务聘用周期至少一个月。
 确保聘用质量 - CMS为咨询公司提供容易使用的在线程序辅助投标人编写格式及数字正确的技术建议书和财务标书，而减少不必要的废标。CMS的自动辅助评标功能也将帮助亚行评标人员避免评标错误。电子投标功能将避免由于邮件投递延误，内部人员错误造成的废标。
 节约资源，促进环保 – CMS将节约大量文秘人员，提高专业人员工作效率。同时也节约大量纸张油墨，有利于环境保护。
 增强透明度，防止腐败 – 由于CMS是一个对公众开放（标箱，评标，合同除外），亚行职员，咨询公司都可进入的系统，具有高度透明性，并便于审计，所以在一定程度上可防止腐败。CMS将在近期用于亚行招聘的内部咨询服务和技援咨询服务。在将来会扩展到用于贷款项目的咨询服务招聘从而也提高项目执行单位的透明度和防腐能力。
亚行目前也在规划建立一个采购监控系统。该系统与CMS将与一个涵盖全行业务的更大的信息系统，即项目立项与组合管理系统 (project processing and portfolio management system), 相连接， 为亚行项目管理提供一体化服务。
6. 结束语
随着信息技术和网络的不断发展和广泛应用，电子采购将成为越来越普及的商务工具。负责公共项目采购的政府机构将面临是否采用，或在多大程度上采用电子采购的决策。亚行将继续与其它国际金融机构合作，根据信息通讯技术最新发展以及其它因素，不断更新和完善电子采购政策和实施方法。亚行也将乐于与包括中国在内的成员国分享亚行在电子采购方面的经验，在充分尊重受援国具体国情的情况下，在亚行的能力范围内，帮助成员国发展并规范政府电子采购。