在防控疫情期间,为贯彻落实公司整体部署,保障公司经营有序发展,实现防疫、生产两不误的目标,中通服咨询设计研究院有限公司积极开展异地远程开评标工作,确保疫情期间采购实施不停歇,远程支撑苏州移动云能力研发中心,使用中国移动电子采购与招投标系统(ES系统)远程开标功能和在线会议工具相结合的方式支撑项目远程开评标工作,保障客户疫情期间采购工作有序开展。
开评标前期准备工作
1、招标代理人员提前发布澄清,通知投标人疫情期间开标地点转为远程线上开标,并将远程开标相关流程告知投标人。
2、评标专家的抽取时间提前至开标前2天,抽取过程通过录屏软件进行录屏录像,保证抽取工作的规范性和可追溯性。抽取完成后邮件通知评标专家。同时招标代理人员远程方式协助各个评审专家进行会议软件、录屏软件的安装与使用指导,确保评审工作的万无一失。
3、招标代理人员于开标前进行了远程开标、评标模拟测试,对可能出现的问题进行预防。
远程开标
招标代理人员根据招标文件规定的时间,通过ES系统远程开标功能对项目进行唱价、解密,投标人通过ES系统查看报价进行确认或提出异议。
(投标人确认报价截图)
远程评标
1、评审工作由招标代理人员远程主持,各专家全程开启录屏、录音软件。评审专家需面对镜头出示身份证效验身份,身份确认后,招标代理宣读评审工作纪律,评审专家依次进行远程评审工作纪律的口头承诺。
评审资料前期由招标代理通过邮件发送给评审专家,评审工作正式开始前招标代理公布密码。
(评审开始时截图)
(专家校验身份截图)
(专家口头承诺截图)
2、评审期间评审专家及招标代理人员通过视频会议、邮件等方式沟通,如有意见不一致需要举手表决,重要问题的回复意见通过讨论组文字留痕。各专家评审期间的与评审无关的动作(如吃饭、接水等)均在镜头前进行报备。
(评审过程中举手表决截图)
3、评审结束后,生成的评审报告通过视频语音由专家口头确认,评审分值同步录入ES系统。
4、评审结束后,评审专家需要在视频前口头承诺:a对评审结果保密;b已确认自己的评审结果;c已删除全部评审资料。
远程谈判
谈判小组通过会议软件与供应商进行远程谈判。谈判过程由招标代理人员主持并进行全程录屏录像。谈判过程中的报价文件等内容通过屏幕共享给谈判参与人员进行确认。谈判过程中的重要信息,如报价、付款方式等,均通过讨论组文字确认留痕。
(谈判过程截图)
截至当前,中通服咨询设计研究院有限公司的招标代理人员通过对采购流程、ES系统流程及相关规定的研究与探讨,制定了相应的远程开评标流程及管理办法,已经启动远程采购项目十余个,减少人员聚集,提高工作效率,切实保障公司正常采购活动的正常进行,保障公司打赢防疫战。
另外,公司还在疫情期间通过es系统协助广东移动、甘肃移动、四川移动、内蒙古移动、咪咕互娱等公司实现了远程开评标的工作。
来源:中通服咨询设计研究院有限公司