“物料组”在协议库存采购中的应用

本文针对协议库存采购中面临的需求预测规格“覆盖度”与数量“准确性”难题，提出 “物料组”采购思路，并对“物料组”的概念、制订方法、应用流程及成效进行了详细阐述。随着“物料组”模式进一步的推广应用，协议库存采购优势将得以进一步发挥，为企业工程建设提供更加坚实的物资保障。

  

一、概述

协议库存是指对一定时期内采购需求进行集中预测、汇总，应用统一的物流编码和技术规范，通过公开招标方式确定协议供应商、采购数量和采购金额，根据实际需求，以供货单方式分批或分期要求协议供应商按照规定时间提供相应数量的产品，并据此向协议供应商分批或分期结算货款的采购方式。采用协议库存方式相当于提前锁定供应商的产能和库存，可以大幅缩短供应周期，为工程建设项目节省时间，同时还可减少需求方自身库存，节约运营成本，为供需双方带来显著经济效益的同时，有力保障和支撑工程建设。

协议库存需求计划预测的准确性直接影响招标采购以及合同签订、履约，加强统计预测分析，提高需求计划上报准确率，采用科学合理的方法对实际需求计划进行匹配，能够有效整合采购资源，提高投资效益。

目前，国家电网有限公司（以下简称“国家电网”）各省公司从配网协议库存流程管控、应用数据分析提升需求计划准确性等角度开展了相关研究和实践。国网黑龙江电力有限公司建立了一套符合自身实际的协议库存需求计划预测办法及需求计划匹配流程，并制订协议库存需求计划管理KPI考核体系，提高协议库存需求计划的准确性和工作效率。国网江苏省电力有限公司开展了协议库存需求预测体系研究，利用大数据分析技术，建立协议库存物资需求预测模型，提高物资需求预测能力，优化提升物资供应准确性，并建立需求预测跟踪反馈机制，强化需求侧与供应侧间的协同管控，减少物资需求预测与实际需求的偏离度，提高配农网供应服务水平。国网冀北电力有限公司提出完善需求匹配策略，提高需求匹配合理性、调整需求管理重心，实现资源的统筹管控、精简配网物料数量、提高标准化管理水平三大需求管理提升措施，提高配网项目物资供应实效。国网新疆电力有限公司提出科学主动预测配网协议库存物资需求，基于统计学理论，通过对历史数据的分析，使用支持向量机回归预测算法，输入相关特征变量预测物资需求量。

国家电网已建立成熟的物资分类与物料主数据体系，物资分类体系按照大类、中类、小类进行分类，每个小类下辖若干特征项，每个特征项下对应若干特征值。根据物资分类结构体系，按照相关规则赋予物资信息化代码，包含物资编码、物料描述、计量单位、采购标识和分类特征等信息。同时，按照采购标准要求，确定各物资技术参数，编制技术规范书，并按照一定编码规则形成技术规范ID号。在物资采购及合同履约环节，均以“物料+技术规范ID”维度进行物资采购及履约供货。

国家电网输变电工程协议库存采购实施过程中，计划申报时只能按物料维度逐条提报，同一物料类型下型号、材料规格不同时，对应的物料编码不同，如2018年协议库存范围内仅材料类物料规格就达3000种以上。需求单位申报时，一方面侧重满足后期工程实际需要，申报规格覆盖广、品类多，单一品类数量少，实际易造成供应商不平衡报价，协议匹配管控难度大；另一方面侧重规模，申报规格单一、单一品类数量多，工程需要时缺乏价格依据，协议变更程序复杂，难以满足工程需要。

以上实际情况导致协议库存采购实施过程中面临需求预测规格“覆盖度”与数量“准确性”难题。规格“覆盖度”不全，导致协议匹配“规格不全，无价可依”；数量“准确性”不高，导致协议匹配“超量采购、无法消纳”或“数量不足、无量可配”。

为进一步发挥协议库存优势，提升协议库存采购供应时效，笔者提出“物料组”概念，即从较粗物料颗粒度层面预测物资采购需求，提高物资申报准确性及匹配效率。

二、物料组概念

“物料组”的思路是，适应协议库存采购模式，打破按实际需求采购物资的传统思维，根据需求计划、招标采购环节“宏观”规模与合同、供应环节“微观”执行之间对需求精度要求不同的特点，将多个物料进行分类归并形成一个“物料组”。

 “物料组”可以在不改变现有“物料+技术规范ID”物资目录框架下，对同一品类物资，通过分析各物料技术特性、价格特性，将特性相近或存在关联关系的多个物料进行分类归并，每个“物料组”内确定基准物料，构建形成各“物料+技术规范ID”与基准物料之间的“多对一”映射关系，“物料组”与物料之间通过价格折算系数K进行索引和映射。同一 “物料组”内，各物料的价格为基准物料价格乘以该物料的价格折算系数，即：物料A1价格=物料组A基准物料价格×价格折算系数KA1（如图1所示）。

三、物料组制订和应用

（一）物料组制订流程

“物料组”的制订主要包括设计思路和方案研究、具体实施、公开征求意见等步骤（如图2所示）。“物料组”设计思路和方案研究阶段，针对不同类别物资特点研究设计思路，明确基准物料和价格标准系数制订工作方向，确定基准物料和价格标准系数制订方案；具体实施阶段，制订物料组的基准物料和价格标准系数；公开征求意见阶段，公开向供应商就“物料组”结果征求意见。其中，具体实施环节为“物料组”制订的核心环节。

在具体实施阶段，主要包括确定基准物料、物料价格影响因素研究、建立价格折算系数模型与K值计算、价格折算系数验证等步骤。

（1）确定基准物料阶段，基准物料通常选取典型物料，按照历史采购量最大或典型规格型号等原则进行选取。

（2）物料价格影响因素研究阶段，从物料原材料构成、物料规格、特征值参数等入手，分析某类物资原材料成本构成、不同加工工艺、不同参数等对价格的影响等，从而确定影响价格的关键因素。

（3）建立价格折算系数模型与K值计算阶段，对影响物料价格的关键因素进行量化分析，建立价格折算模型，量化确定不同规格物料价格水平，与基准物料价格进行比对计算，从而确定各个物料规格的价格折算系数K值。

（4）价格折算系数验证，结合历史采购价格数据，对价格折算系数进行验证分析，必要时对价格折算系数进行完善。

（二）物料组应用流程

协议库存采购方式下，“物料组”融入计划申报、招标采购、协议匹配全链条中，形成各环节相互协同配合的应用机制。

计划申报环节，需求单位根据“物料组”映射关系，按照“物料组”维度预测和申报需求品类和数量。

招标采购环节，招标文件公布“物料组”与各物料的映射关系表，明确物料组与各物料映射关系及价格折算系数。投标人只需按基准物料报价，通过各物料与基准物料之间的价格折算系数确定各物料的价格。

协议匹配环节，各省公司需求单位提出实际需求物料，实际需求物料单价为基准物料单价乘以价格折算系数。匹配后，协议库存量按“物料组”对应核减。

依托企业现代（智慧）供应链建设，对物资管理相关信息系统进行升级，实现“物料组”映射关系表导入、查询、维护及物料价格自动计算等功能，实现“物料组”方式下协议匹配功能。

四、物料组成效

（一）物料组解决的问题

“物料组”能够有效解决协议库存需求预测的规格“覆盖度”与数量“准确性”难题。

1.“物料组”解决覆盖度难题

应用“物料组”进行物资需求预测，需求预测的代表性更强、覆盖面更广，需求单位仅需在“物料组”范围内开展预测，通过“多对一”映射关系，实现对“物料组”下全量物料的覆盖，对存在不确定因素的工程预测更方便。供应商按照“物料组”维度进行报价，并承诺“物料组”下物料价格为基准物料与价格折算系数相乘。“物料组”通过提升需求预测规格“覆盖度”，有效解决了协议匹配阶段“规格不全、无价可依”的问题。

2.“物料组”解决准确性难题

应用“物料组”后，采购协议以“物料组”维度签订，通过“多对一”映射关系，一个“物料组”可以代表多种物料，需求单位可根据实际需要，选用已采购“物料组”下对应的任意物料，增强了协议匹配的兼容性。当出现原预测工程突然取消、实际需求量减少时，对于原协议空出的“物料组”额度，只要有新工程所需物料在“物料组”范围内，就能够在新的工程中消纳原协议额度，有效解决了协议匹配阶段“超量采购，无法消纳”的问题。反之亦然，当出现实际工程需求突然增加，通过“物料组”使得物料兼容性更强，物资调配更加灵活，也将有效促进“数量不足，无量可配”问题的解决。

（二）物料组带来的效益

1.管理效益

实现由具体规格物料预测向更粗颗粒度纬度转变，提升预测效率，为省公司层面统筹预测提供了便利条件，预测准确度更高；协议匹配质效提升，通过“物料组”，需求单位可选择已采购“物料组”下的任意物料灵活使用，保障物资顺利供应；跨省调配筑牢基础，“物料组”提升协议匹配兼容性，有利于构建统一的物资“资源池”，为实现物资的跨省调配打好基础，为企业提供更好的物资保障。

2.经济效益

“物料组”的应用主要体现在管理效率提升，对内提质增效带来的经济效益。如各环节人员数量、时间成本降低，包括减少需求预测人员投入、缩短需求预测时间、节约招标采购各环节时间和人员、提升协议匹配效率等。通过“物料组”，还可有效实现实际需求物资“有价可依”“有量可配”“正常消纳”，无须重新招标，缓解物资供应压力，缩短工期。

3.社会效益

“物料组”推动了协议库存采购和匹配更加高效，有力促进了供应商更好地履约，提升了物资管理水平和供货效率，从而更好地保障了电力工程建设，缩短了用户接电时间，促进“获得电力”指标提升，优化营商环境。

五、总结

本文系统阐述了“物料组”在协议库存采购中的创新应用与实践，对“物料组”的概念、制订方法、应用流程及成效进行了详细阐述。随着“物料组”进一步的推广应用，协议库存优势将得到更充分发挥，“物料组”将对未来协议库存物资供应方式产生深刻影响。

 

作者及作者单位：商皓、黄柱，国家电网有限公司物资部；吕双辉，国网物资有限公司

来源：《招标采购管理》