采购标准及技术规范书结构化研究

物资采购标准体系的建立为大规模集中采购创造了条件，但是文本格式的采购标准应用阻碍了技术参数数据在供应链各环节的贯通，限制了现代智慧供应链的发展。开展采购标准及技术规范书结构化研究，建立在线管理的标准技术参数数据库，实现供应链纵向各环节、横向跨专业数据一体化互通，促进采购业务操作模式由非结构化向数字化转变，为供应链的现代化发展奠定基础。 

一、引言

为进一步发挥规模采购优势、规范采购行为、推进采购标准化和信息化，大多数企业选择集中采购模式。通过编制统一的物资采购标准，建立统一的物资采购标准体系，实现各采购产品主要技术参数的规范统一，推动企业内部不同单位、不同部门、不同需求之间落实统一的物资管理要求，推进采购产品技术标准化、产品系列化，为物力管理集约化、精益化创造了条件。

应用文本格式的采购标准过程中发现，一些强制性的要求无法进行固化，设计人员在编制采购技术规范书时仍然存在一定的随意性，仍会出现添加带有指向性的技术参数或要求的问题。另外，文本格式的非结构化的采购标准，在使用过程中难以快速定位和获取关键参数，无法实现采购标准在招标采购、供应商核实、合同履约等环节的高效应用，大幅制约了纵向各环节、横向跨专业的数据互通，限制了现代智慧供应链的发展。因此，开展采购标准和技术规范书结构化，从源头规范采购技术要求，是推动供应链各环节技术参数数据贯通的必经之路，是推动现代智慧供应链建设的重要基础。

二、采购标准及技术规范书结构化

1.结构化的意义

结构化数据是指能够用数据或统一的结构加以表示的信息，一般在关系数据库中保存和管理，计算机程序很容易搜索调用；非结构化数据不符合任何预定义的模型，存储在非关系数据库中，无法被计算机快速调用；目前针对结构化数据已存在成熟的分析工具，但是非结构化数据的分析工具正处于萌芽阶段。结构化的思想是把复杂问题的解决过程按照一定的规律划分为几个阶段，然后遵循特定顺序来分阶段进行逐层分解，使每个阶段需要解决的问题都控制在可以认识、理解和处理的范围之内。

采购标准和技术规范书的结构化主要是在招标文件编制、技术参数评审等环节，将文本格式的采购标准和技术规范书的技术参数要求形成清楚明晰的联系和层析结构，用计算机程序固化相关操作流程，将非结构化的数据转化为结构化数据存储在数据库中，通过结构化的采购标准、固化的技术文件，规范各单位的技术要求，实现技术参数数据在招标、投标、评标以及合同签订、履约等后续流程中的贯通和智能应用（见图1）。

2.采购标准结构化

物资采购标准规定了常规条件下物资采购可选用的规格型号范围、技术要求和技术参数，是物资采购技术文件编制的依据。文本格式的采购标准技术参数表格式见表1。非结构化的标准文件，在编制技术规范书时无法同物资主数据建立联系，技术参数项在技术参数评审、资质能力核实等情况下也无法直接被调用。依据非结构化的采购标准编制技术规范，需要投入大量的人力成本且存在带有指向性的技术要求的可能。

采购标准的结构化是在信息系统中将文本文件形式的标准转化为按照信息系统规则定义并可供信息系统识别、使用的数据文件。结构化的文件主要包括基本信息表和明细信息表两部分，其格式字段分别见表2和表3。基本信息表构建了采购标准模板编码，同物资分类实现关联，通过版本号管理结构化文件的变更。明细信息表将非结构化的标准内容转化为结构化的数据文件，并存于数据库，包含采购标准模板编码、明细项编号、类型、名称、答案类型等。明细项编号为该模板内的唯一编号，作为识别标志，类型主要包括部分、问题和附件三类，名称为参数项名称，答案类型用于约束供应商应答值，包括文本（单行）、文本（多行）、整数、小数和附件。

采购标准结构化将采购标准、关键参数项、对应参数值三级数据架构部署至信息系统，建立了在线管理的标准技术参数数据库，通过柔性智能匹配技术自动关联物料编码和采购标准模板编码，实现采购标准结构化模板在技术规范书编制、提报、审查等环节的全面应用。采购标准结构化的应用实现了业务流程、技术标准和管理要求在信息系统的固化，使采购技术文件手工编制转化为对预设数据的选择，杜绝了不合理参数对投标人的影响，确保了招标文件编制的正确性和合理性，提高了招标文件编制质量。

3.技术规范书结构化

采购标准是对采购产品的基础技术要求，是全面的技术描述。在招标采购过程中，一般选择采购产品的主要技术要求作为供应商应答的文件。以结构化的采购标准为依据，调用结构化的采购标准模板字段，选择需要供应商应答的主要技术参数，建立一对一的采购标准模板与技术规范书模板对应关系，通过物料编码与采购标准编码匹配，实现物料编码与结构化技术规范书的关联，结构化技术规范书格式见表4。供应商在编制技术投标文件时一对一结构化响应投标保证值，形成结构化的技术投标文件，再通过技术参数评审工具自动匹配项目需求值与投标保证值，大幅提高技术文件的评审质量和效率。结构化技术规范书通过招标、投标、评标、合同履约等环节流转，实现技术参数数据自动传输、业务智能衔接。

三、结构化文件在供应链各环节的创新应用

1.计划审查环节

一是可通过对结构化技术规范书参数进行统计分析和智能对比，自动预警不合理参数，实现对技术规范书技术参数及规范性智能审查，极大地提升了招标文件审查的工作效率和工作质量。二是通过对采购物资技术参数的智能统计分析，判断是否存在特殊技术参数要求，为招标采购策略制订提供技术依据（见图2）。

2.招标采购环节

在招标采购环节，可以实现结构化投标及客观量化评审。一是供应商可结构化应答。供应商结构化应答并自动生成技术投标文件，简化供应商投标操作，避免线下数据重复提报，有效地提升了供需对接效率。二是招标人可客观量化评标。评标环节可自动对比技术要求与应答数据，定位差异项供专家参考，实现关键参数的快速比对与客观量化，从根本上保障评标工作质效（见图3）。

3.合同履约环节

 在合同履约环节，通过到货验收检测与物资采购标准、招标技术要求、投标响应情况、合同技术条款、出厂试验报告参数智能对比，可以实现到货智能验收，并根据对比结果判断供应商质量，智能反馈供应商评价信息（见图4）。

4.供应商核实环节

在供应商核实环节，可以实现资质能力核实时的试验参数项直接调用，做到数据一个源。基于采购标准的结构化技术参数，实现了供应商模块与采购标准模块的数据贯通，在供应商资质能力核实和抽检环节可以直接调用采购标准中的标准参数，并逐项录入试验数据。型式试验值、投标响应值及标准参数值在评标环节进行参数自动比对，实现资质业绩的快速智能评审，真正做到“数据一个源，业务一条线”（见图5）。

四、总结

以大数据、物联网、云计算等现代信息新技术为引领，开展采购标准及技术规范书结构化工作，建立在线管理的技术参数数据库，推动结构化数据与各专业、各环节数据的全面对接，实现供应链纵向各环节、横向跨专业数据一体化互通；结构化文件的应用实现了采购业务流程、技术要求和管理要求在信息系统的固化，有效地支撑了技术参数智能评审等场景，促进采购业务操作模式由非结构化向数字化转变，为供应链的现代化发展奠定基础。

 

作者：杨    光

作者单位：云桂铁路云南有限责任公司

来源：《招标采购管理》