数据分析在高速公路机电工程采购中的应用

随着 “大数据”和 “智慧高速”时代的到来，数据分析在高速公路机电工程采购中的应用也越来越受到重视。本文阐述了市场调研、采购询价、合同实施、货款支付、绩效考核等机电工程采购各阶段应用数据分析的思路和方法，提出了相关注意事项，以期为企业利用数据分析提升采购效率、降低采购成本提供一定的借鉴。 

 

一、引言

数据分析有利于企业采购人员在繁杂的工作中分析出条理和规律，帮助采购人员作出判断，以便采取适当的行动为企业制订科学的采购策略。数据分析应用的基础是数据，在物资采购管理中，数据获取的来源分为行业市场（或企业外部）和企业内部两种途径。目前借助（腾讯QQ、微信、钉钉等）社交平台建立的工作群可实现日常采购信息交流，通过线上/线下采购申请批复完成日常物资采购流程，因此数据分析在物资采购管理中的应用与各类系统应用平台是密不可分的。数据分析的关键是掌握分析工具的运用，而分析、运用的核心要素是具备数据分析的思路和方法。就目前来看，人们日常使用的EXCEL办公软件功能是十分强大的，其自身具有丰富的函数、数据可视化及数据处理功能，能够满足数据分析在采购管理中的应用需求。

二、数据分析在高速公路机电工程采购中的应用

由于高速公路机电工程物资采购是根据项目需求进行采购管理，采购的产品庞杂且技术精度要求高，因此采购管理对工程项目目标的实现有着非常重要的意义，如果采购管理不当，则可能造成工程工期延迟或费用超支。一个完整的高速公路机电工程物资采购流程包括项目中标签订合同、物资设备需求分析、市场调研、市场询价、签订供货合同、跟踪货物到货情况、物资款项结算、物资设备采购总结、资料归档等（如图1所示），涉及需求预测、计划申报、招标采购、专家管理、供应商管理等不同的业务环节，而每项关键环节都有丰富的数据资源，这为数据分析提供了基础。

1．数据分析在采购需求中的应用

机电工程物资设备采购由需求部门（即业务部门）根据中标合同的工程量清单和工程项目现场施工状况、时间节点及质量技术要求等因素综合考虑提请采购计划。物资采购管理部门在获悉公司中标某个机电工程项目后，须第一时间收集相关信息，为后续机电工程物资设备采购数据分析提供必要的信息基础，并在此基础上进行初步的市场调研。当收到物资需求单后，再通过数据对比、分析，进一步验证之前数据收集的可靠性和准确性，并借助（腾讯QQ、微信、钉钉等）社交平台文档在线编辑功能实现工程项目和业务部门之间的信息交互传递，在综合各项物资采购需求信息的基础上，为企业制订针对性的战略采购和战术采购提供决策依据。

2．数据分析在采购询价中的应用

物资采购部门在收到业务部门机电工程物资采购需求后，首先要考虑尽可能减少采购管理成本，降低物资采购合同价格，使得项目建设总成本最低；其次是根据既定的机电工程物资采购清单，应用EXCEL的数据有效性、排序、分类汇总、条件筛选、查找、替换等功能按设备类别和品牌（需求）进行清单标段划分；然后通过“爬虫工具或python”等数据分析工具搜寻、收集符合企业和项目机电工程物资采购需求的供应商，并按照参与意愿、公司资质、财务状况、供货业绩、执行合同的履约能力、是否满足供货周期、售后服务等指标进行数据量化打分，并结合企业供应链上的供应商筛选出与之匹配的潜在供应商。

在确定有意向的潜在供应商后，物资采购部向其发出询价采购，并借助（腾讯QQ、微信、钉钉等）社交平台建立“×××机电工程项目机电设备物资采购云评标平台”。在电子报价文件提交截止时间那一刻进行线上网络视频开标，由工程部、物资采购部、项目经理部、财务部、公司领导、供应商等有关人员按照评标办法进行线上实时打分评标，通过综合比对，最终客观、准确地甄选出符合公司和项目物资采购需求的最佳供应商。

3．数据分析在采购合同实施中的应用

对于高速公路机电工程物资设备采购来说，从立柱、灯杆、龙门架等制作件的物资采购到管道、电光缆、通信网络摄像机、道路灯具、计算机服务器等贵重核心机电设备的采购，需要采购的机电工程物资设备种类比较庞杂，而且随着高速公路沿线施工进度的变化，机电工程各类物资设备的进场时间也不尽相同。因此为保障工程项目顺利实施，必须要做好物资设备采购和安装施工的有效衔接和配合，而前提就是通过合同条款来约束供需双方的行为，使其能够按既定计划进行，降低供货风险。这就需要通过数据分析对采购的物资设备按照进场时间先后顺序、运送方式及送达地点、存在潜在风险、设备类别、计量规则等相关信息进行数据汇总、提炼，并应用EXCEL的数据有效性、排序、分类汇总、条件筛选、查找、替换等功能对采购的各类机电工程物资设备进行“数字画像”。根据分析汇总整理后的数据将各类机电工程物资以结算付款方式、运输方式、售后服务、质量保证、供需双方权责等形式写入合同条款内。

4．数据分析在货款支付中的应用

机电工程物资设备货款的支付主要是基于合同各项条款的约定进行，通常分为预付款、到货款、安装调试款、项目交工验收款及质保金等5个阶段。数据分析可以从时间和触发（工程完成节点）事件两个层面开展。货款能否支付的数据来源于合同约定条款和项目所提供的基础信息，物资采购部门对汇总后的各项信息进行数据提取，如将机电工程项目物资设备信息、交货信息、安装运行质量信息及其他等各项数据与合同约定的条款进行比对，设定符合（或满足）为“1”，不符合（或不满足）为“0”，采用“一票否决制”，待符合（或满足）合同约定条件后即可办理付款。

5．数据分析在物资采购绩效指标中的应用

物资设备采购的时效性体现了物资采购管理水平的高低。由于高速公路机电工程施工项目物资采购种类的多样性、复杂性，其物资采购绩效通常从项目的完成度和供应链管理的稳定性两方面来衡量。根据物资设备采购流程划分衡量采购各环节中的工作效率，通过对采购流程各项绩效指标的统计，运用数据分析、对比的方法（如对比分析、漏斗分析、相关分析、矩阵分析等分析方法）验证企业供应链的稳定性，总结查找物资采购管理中的成绩与不足，从而提升采购管理水平。

三、数据分析应用过程中应注意的事项

首先，数据分析的前提应建立在正确的思想方法上。使用各种软件工具只是实现数据分析的手段，具有数据分析的思维和掌握熟练的业务能力都是数据分析的重中之重。

其次，随着企业业务的发展扩张，各项业务数据也在不断地增加、更新。因此在数据的提炼过程中需要将涉及的数据进行搜集、汇总、归纳、抽象、对比，为保证数据的有效性必须要使其标准化、规范化。这是保证数据准确、决策科学的前提，也是为下一步数据分析提供必要的数据支撑保障。

再次，系统平台基础数据的漏项、失误可能会导致数据分析的偏离。因此，系统平台基础数据的全面准确录入是数据分析应用的前提。

需要说明的是，EXCEL作数据分析有较好的移植性、便捷性，可通过手机、IPAD等通信工具中的应用软件（如腾讯QQ、微信、钉钉等）社交平台文档在线编辑功能实现不同群体间的信息交互传递，其具有文档编辑的可追溯性。在使用过程中应注意通过权限设置实现数据的保密性、安全性。

四、展望

只要具备数据分析的思维和正确方法，世间万物皆可进行数据分析。伴随着企业规模的不断发展、壮大，业务数据也相应地呈几何级增长，借助当前大数据、云计算等技术的不断深入应用，企业采用数据化分析的方法进行决策将会更加客观、科学，为企业进一步降本增效，规范化发展加油助力。

 

作者：赵    攀

作者单位：陕西交通电子工程科技有限公司

来源：《招标采购管理》